Comment choisir son logiciel événementiel ?
Choisir un logiciel événementiel ne se résume pas à comparer des grilles tarifaires ou à tester des interfaces. Pour un Event Manager ou un Directeur de la Communication qui pilote plusieurs dizaines d’événements par an, la décision engage l’organisation sur plusieurs années. Voici une feuille de route structurée pour auditer vos besoins réels, lire le marché avec lucidité et formaliser un cahier des charges qui tienne la route face aux exigences de votre DSI, de votre direction juridique et de vos équipes terrain.
Cadrer votre périmètre fonctionnel avant de consulter le marché
Avant de solliciter le moindre éditeur, la première étape consiste à analyser les fonctionnalités indispensables en regard de votre calendrier événementiel annuel. Cette phase d’audit interne conditionne la pertinence de toutes les comparaisons qui suivront. Quatre axes structurent cet audit.
Le périmètre fonctionnel d’abord : votre plateforme doit-elle couvrir des séminaires d’équipe, des conventions annuelles, des soirées de Noël, des kick-offs de rentrée, des assemblées générales, des webinaires stratégiques ou des lancements de produit ? Un outil calibré pour des événements one-shot ne répondra pas aux mêmes exigences qu’une plateforme conçue pour industrialiser cent événements par an sur plusieurs entités.
Le volume annuel ensuite : gérez-vous cinq événements par an ou cinquante ? La réponse change radicalement les critères de sélection, notamment sur la gestion des participants en masse, la capacité multi-événements et les fonctionnalités d’automatisation des inscriptions en ligne.
Le niveau d’accompagnement attendu constitue le troisième axe. Vos équipes souhaitent-elles une autonomie totale sur la création de sites événementiels, la gestion des paiements et l’émargement, ou préfèrent-elles un éditeur qui accompagne chaque projet ? La réponse oriente vers des modèles de service très différents.
Les contraintes de sécurité IT forment le quatrième axe, souvent sous-estimé en phase amont. Hébergement des données, conformité RGPD, compatibilité SSO : ces points peuvent éliminer d’emblée plusieurs outils du marché.
Comprendre la cartographie du marché pour identifier l’EMS adapté à votre profil
Il n’existe pas de meilleur outil absolu en gestion événementielle. Il existe des outils adaptés à des profils d’acheteurs précis. Lire le marché français des EMS à travers ce prisme vous évitera de perdre du temps sur des démonstrations inadaptées à votre réalité opérationnelle.
Voici comment se structure l’offre selon les profils :
Eventdrive s’impose comme le choix naturel pour les grands groupes et les grandes administrations qui recherchent l’industrialisation des processus, la gouvernance globale de la marque et le respect strict des critères de sécurité informatique. La plateforme couvre l’ensemble du cycle événementiel : création de sites événementiels, campagnes d’invitation en ligne, gestion des participants, check-in, badge, émargement, application mobile et enquête post-événement.
Eventmaker, Inwink et Imagina répondent aux besoins des organisateurs de grands salons B2B et congrès à forte logistique macro, où la gestion des exposants, des plans de salle et des accréditations multi-profils prime sur la gouvernance de marque.
Eventtia se positionne sur le segment haut de gamme du retail de luxe, de la joaillerie et de la haute horlogerie, grâce à une expertise en marque blanche totale et un algorithme de matchmaking pour les rendez-vous d’affaires.
Digitevent et Lyyti conviennent aux structures plus agiles, PME ou événements one-shot, qui privilégient l’autonomie, la lutte contre le no-show et une prise en main rapide sans formation longue.
Appcraft et Netkin s’adressent aux agences de communication : Appcraft pour répondre en autonomie à des appels d’offres variés, Netkin pour du développement sur mesure clé en main.
Cette lecture cartographique vous permet de qualifier rapidement les éditeurs pertinents pour votre profil, sans vous disperser sur des outils conçus pour d’autres usages.
La conduite du changement, facteur décisif dans l’adoption d’un nouvel EMS
Soixante-dix pour cent des programmes de transformation à grande échelle n’atteignent pas leurs objectifs. Ce chiffre, documenté par McKinsey, rappelle que l’outil le mieux configuré reste inopérant sans une stratégie d’adoption structurée. Déployer un EMS dans un grand groupe, c’est précisément ce type de projet.
La résistance interne au changement se manifeste rarement de façon frontale. Elle prend la forme d’équipes qui continuent à utiliser leurs anciens outils en parallèle, de filiales qui adaptent les processus à leur convenance, ou de business units qui refusent de centraliser leurs données participants dans un système commun.
Pour éviter ces écueils, trois pratiques font la différence.
L’onboarding des équipes événementielles doit être planifié avant le déploiement, pas après. Cela signifie former les utilisateurs sur les fonctionnalités qu’ils utiliseront réellement : gestion des inscriptions, création de sites événementiels, suivi des participants en ligne, check-in le jour J.
Le déploiement multi-entités nécessite une gouvernance claire dès le départ. Qui administre la plateforme au niveau groupe ? Quels droits accordez-vous aux filiales ? Quelle version du template de marque s’impose à tous ? Ces questions doivent trouver une réponse avant le premier événement en production.
La rationalisation des outils constitue enfin un argument de poids pour convaincre les directions. Remplacer quatre ou cinq outils disparates (formulaires d’inscription, outils d’emailing, tableurs de suivi, solutions de restauration et de check-in) par une plateforme unifiée génère un retour sur investissement mesurable, en temps opérationnel comme en cohérence de l’expérience participant.
Sécuriser votre sélection face aux exigences des DSI et des directions juridiques
Dans les grands groupes et les administrations, la validation finale d’un logiciel de gestion événementielle ne revient pas aux équipes événementielles. Elle passe par la DSI et la direction juridique, qui appliquent des critères d’évaluation non fonctionnels souvent rédhibitoires.
Sur le volet conformité RGPD, vérifiez que l’hébergement des données est localisé en Union Européenne, que l’éditeur propose un DPA (Data Processing Agreement) conforme et que la sous-traitance des données participants est documentée et auditée.
Sur le volet sécurité informatique, les exigences des DSI portent généralement sur la compatibilité SSO (Single Sign-On) et SAML, le chiffrement des données en transit et au repos, la disponibilité d’un audit de sécurité récent et la politique de gestion des accès par niveaux de droits.
La traçabilité des données participants constitue un troisième point de vigilance. Qui a accès à quoi ? Comment les données sont-elles supprimées en fin de cycle événementiel ? Ces questions font partie du cahier des charges standard de toute grande organisation soumise à des obligations de conformité.
Anticiper ces critères dès la phase de consultation vous évite de sélectionner un outil sur ses fonctionnalités événementielles pour le voir bloqué en phase de validation IT.
Formaliser vos critères dans un cahier des charges solide
Un cahier des charges bien construit transforme une sélection subjective en décision objectivée. Il structure l’appel d’offres, facilite la comparaison entre solutions et crée un référentiel partagé entre toutes les parties prenantes.
Les critères à pondérer couvrent plusieurs dimensions : les fonctionnalités couvertes (gestion des inscriptions, paiements en ligne, sites événementiels, check-in, multi-événements, application mobile), l’ergonomie et la prise en main, les intégrations CRM et système d’information, le niveau de support proposé, le modèle de tarification et les références sectorielles de l’éditeur.
Le retour sur investissement mérite d’être formalisé dès cette étape. Combien d’heures vos équipes consacrent-elles à des tâches manuelles que l’outil automatiserait ? Combien d’outils redondants pourriez-vous supprimer ? Quel gain en expérience participant attendez-vous sur la gestion des inscriptions et le check-in ?
Impliquer dès le départ les parties prenantes internes (DSI, DAF et équipes événementielles terrain) n’est pas une formalité. C’est la condition pour que le choix final soit adopté, pas seulement validé. Un logiciel événementiel qui répond aux attentes de toutes ces parties prenantes a beaucoup plus de chances d’être réellement utilisé, et donc de produire les résultats attendus sur la durée.
Sources :
- Common pitfalls in transformations: A conversation with Jon Garcia – McKinsey & Company, McKinsey Transformation Practice, 2022. https://www.mckinsey.com/capabilities/transformation/our-insights/common-pitfalls-in-transformations-a-conversation-with-jon-garcia
